Укр. | Рус. | Eng

  

Гаряча лінія: 044-253-75-89, 0800-50-17-20
Захист персональних даних: 253-11-35, 253-53-94

 

Управління документального забезпечення та прийому громадян
Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України
з прав людини

Основні завдання Управління:

·        удосконалення форм і методів роботи з документами;

·        забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, розробки та впровадження інформаційно-пошукових систем, контролю за виконанням і підготовки документів на архівне зберігання;

·        розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в Секретаріаті та структурних підрозділах;

·        організація роботи зі зверненнями, особистого прийому громадян та надання роз’яснень заявникам на поставлені ними питання;

·        забезпечення ведення статистичної інформації щодо звернень та документообігу в Секретаріаті.

Управління відповідно до покладених на нього завдань:

·        забезпечує отримання, реєстрацію, попередній розгляд і передачу за призначенням кореспонденції, що надходить до Секретаріату;

·        забезпечує своєчасне надсилання кореспонденції за призначенням;

·        забезпечує організацію особистого прийому громадян;

·        надає роз’ясненння про порядок звернення до Уповноваженого;

·        здійснює організацію належної роботи телефону ‘‘гарячої лінії’’

·        здійснює контроль за розглядом звернень, службової кореспонденції, виконання доручень Уповноваженого з прав людини і керівника Секретаріату;

·        приймає від структурних підрозділів Секретаріату архівні документи та забезпечує їх зберігання;

·        здійснює контроль за додержанням правил документування у Секретаріаті, організації діловодства від початку надходження або створення документів до передачі їх в архів або знищення;

·        забезпечує складання та погодження з Центральним державним архівом вищих органів влади та управління України зведеної номенклатури справ Секретаріату;

·        здійснює контроль за формуванням документів у справи в підрозділах Секретаріату згідно із затвердженою номенклатурою справ;

·        здійснює методичне керівництво з питань проведення попередньої експертизи цінності документів, складання та подання на розгляд експертної комісії Секретаріату проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів;

·        здійснює організацію користування архівними документами, видачу архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним та фізичним особам за погодженням з Уповноваженим;

·        бере участь у розробленні, забезпеченні впровадження та супроводженні автоматизованих інформаційно-аналітичних систем діловодства, інтеграції їх з іншими програмно-технічними комплексами Секретаріату.

Права Управління:

·        одержувати в установленому порядку від керівників структурних підрозділів Секретаріату документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань та функцій;

·        брати участь у нарадах та інших заходах з питань організації діловодства, організації особистого прийому громадян та роботи зі зверненнями з відомостями про порушення прав і свобод людини і громадянина;

·        скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції Управління;

·        проводити перевірки дотримання встановлених норм документування, вимагати усунення недоліків ведення діловодства та зберігання документів у підрозділах Секретаріату;

·        здійснювати особистий прийом громадян;

·        надавати роз’яснення громадянам під час особистого прийому та письмово на звернення, оформлені з порушенням вимог, зазначених у статті 5 Закону України ‘‘Про звернення громадян’’;

·        вносити пропозиції Уповноваженому, керівнику Секретаріату з питань організації діловодства та передачі архівних документів до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України.